Fatturazione Attiva

Sistema di archiviazione sostitutiva delle fatture elettroniche della P.A. integrato nella piattaforma denominata @PA

1.   Quadro normativo di riferimento

 

 

2.   Processo di dematerializzazione

Il processo di dematerializzazione dei documenti informatici è costituito dalle fasi di formazione, tenuta e conservazione. Nella fase di analisi di un progetto di dematerializzazione è fondamentale, quindi, la distinzione tra le tre fasi.

A seconda della natura della classe documentale un processo di dematerializzazione può essere garantito in modo standard già predefinito, come nel caso di fatture, o può richiedere un’analisi normativa o studio di fattibilità aggiuntivo, in particolar modo sulla fase di formazione.

 

3.   Attori coinvolti e processo di conservazione

Il processo di conservazione prevede la conformità alle nuove regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013) ed al modello di riferimento OAIS (Open Archival Information System ISO 14271).

 

Produttore dei documenti: definito anche “titolare dei documenti”, è il Cliente, soggetto fisico o giuridico cui spetta la corretta creazione dei documenti informatici da conservare a lungo termine, ai sensi delle specifiche normative di settore (es. civilistico, fiscale, del lavoro, bancario, ecc.). È il soggetto responsabile dei pacchetti di versamento PdV.

 

Responsabile della Conservazione: è il soggetto che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato. Il Responsabile della Conservazione può delegare tutto o parte delle attività a soggetti Delegati che hanno comprovata esperienza e competenza.

 

Utenti: sono i soggetti che accedono ai sistemi di conservazione dei documenti e/o esibiscono i documenti dal sistema di conservazione, tramite la richiesta dei pacchetti di distribuzione.

4.   Modalità di versamento

Il processo di conservazione prevede la trasmissione dei Pacchetti di Versamento (PdV), contenenti i documenti e i metadati, dai sistemi documentali del produttore o suo intermediario al Sistema di conservazione.

I Pacchetti di Versamento sono trasmessi al Sistema di conservazione tramite dialogo applicativo web service (protocollo SOAP 1.2).

 

La struttura dei Pacchetti di Versamento trasmessi dal Produttore dei documenti al Sistema di Conservazione è conforme a quanto disposto dalle Regole tecniche sul sistema di conservazione ovvero dallo Standard ISO 14721:2012 OAIS. Il Pacchetto di Versamento (PdV) del Sistema di conservazione è costituito da un contenitore (archivio) nel formato compresso (zip), costituito da:

• i documenti oggetto della conservazione (Content Information), il cui formato deve essere coerente con le specifiche contenute nell’allegato 2 delle Regole tecniche sul sistema di conservazione. I documenti sono inseriti all’interno di una cartella (quindi un contenitore, ad esempio in una cartella denominata Files);
• l’Indice del Pacchetto di Versamento (IPdV), ovvero le Preservation Description Information, finalizzato alla descrizione dell’oggetto della conservazione (l’indice è un file strutturato in formato XML nel quale sono inserite tutte le informazioni riguardanti i metadati dei documenti e i dati del Produttore); le specifiche per la generazione del file Indice sono conformi allo standard UNI SInCRO 11386:2010. Il file IPdV è inserito a livello principale all’interno del pacchetto Archivio. Questo file, prima di essere aggiunto all’interno di un PdV, può essere firmato digitalmente dal produttore dei documenti.

 

Ogni PdV può contenere quindi i documenti oggetto della conservazione e un Indice del Pacchetto di Versamento riferiti ad una classe documentale e ad un soggetto Produttore dei documenti.

5.   Presa in carico e verifica di coerenza

Al termine delle sessioni di versamento effettuate, il Sistema di conservazione risponde comunicando al Produttore dei documenti l’esito della fase di presa in carico dei Pacchetti di Versamento trasmessi al Sistema di conservazione.

 

In caso di esito di presa in carico positivo il Sistema comunica l’Identificativo del Pacchetto di Versamento (IdPdV univoco).

 

In caso di esito di presa in carico negativo, il Sistema comunica gli errori riscontrati al termine dei controlli effettuati durante la presa in carico dei Pacchetti di Versamento trasmessi dal Produttore dei documenti.

 

I controlli di coerenza effettuati dal Sistema di conservazione sui Pacchetti di Versamento sono specificati nella Scheda Servizio Cliente – Specificità del contratto, ovvero nel documento che è parte integrale e sostanziale del contratto e del Manuale di Conservazione.

 

In caso di presa in carico con esito positivo, il sistema di conservazione esegue eventuali ulteriori controlli di continuità (se previsti nella Scheda Servizio Cliente) e, con una schedulazione periodica il cui timing è configurabile per ciascun produttore dei documenti, genera un rapporto, il Rapporto di Versamento (RdV), quale esito di tutte le verifiche effettuate sul PdV a partire dalla sua ricezione.

 

6.   Rapporto di versamento

Il Rapporto di Versamento (RdV) previsto dalle Regole tecniche in materia di sistema di conservazione (DPCM 3 dicembre 2013) ed in materia di documento informatiico (DPCM 13 novembre 2014) è generato dal Sistema di conservazione esclusivamente in caso di esito positivo della presa in carico e ha lo scopo di formalizzare l’acquisizione degli oggetti da conservare inviati dal Produttore tramite un Pacchetto di Versamento. Tale rapporto può riferirsi ad uno o più PdV.

 

Per ogni Azienda Produttore dei documenti possono essere generati 1 o più RdV per ogni schedulazione, in quanto:

• ogni RdV si riferisce ad una sola tipologia documentale;
• per ogni Produttore è possibile definire il numero massimo di PdV ai quali un Rapporto di Versamento può riferirsi, per evitare la generazione di RdV relativo ad un numero troppo alto di documenti.

 

Il RdV, la cui naming è univoca all’interno del Sistema di conservazione, è costituito da un file XML dove all’interno vengono riportate le seguenti informazioni:

• Versione del Sistema di Conservazione;
• Produttore dei documenti riferimento della Conservazione;
• Riferimenti dell’utente che ha trasmesso il PdV;
• Data di Generazione del RdV;
• Riferimenti del Responsabile della Conservazione associato al Produttore dei documenti;
• Numero di PdV inclusi nel RdV;
• Numero totale dei files contenuti nei PdV inclusi all’interno del RdV;
• La funzione di Hash con cui è stato generato l’hash dell’IPdV;
• Hash del/i IPdV a cui si riferiscono i RdV;
• L’indirizzo IP della macchina dove è stato generato il PdV;
• La lista dei messaggi del Responsabile della conservazione contenuti nel Pacchetto di versamento collegati al 
file;
• L’esito dei check una volta ricevuto il PdV da parte del Sistema di conservazione.

 

7.   Fase conclusiva della conservazione

I documenti così presi in carico sono indicizzati, memorizzati, archiviati.
Il processo di conservazione adottato garantisce ai documenti integrità, leggibilità, affidabilità e reperibilità per tutto il periodo di conservazione ed assicurare sia il principio di omogeneità per ciascuna classe documentale che l’ordine cronologico, senza soluzione di continuità per ciascun periodo di imposta.

L’omogeneità documentale può essere non rispettata soltanto nei casi in cui vengono adottati contabilmente più registri sezionali distinti.

 

Il processo di conservazione termina con la creazione dei pacchetti di archiviazione (PdA), ovvero con la creazione di aggregazioni logiche costituite da un’evidenza informatica detta Indice del pacchetto di Archiviazione (IPdA) costituito da un file in xml generato secondo lo standard UNI SInCRO 11386:2010 dove sono riportati gli estremi del produttore, del responsabile della conservazione, dei delegati, della data di chiusura della conservazione, gli estremi dei documenti e l’impronta dei file che li compongono in conformità all’allegato 4 delle regole tecniche.

Tali pacchetti PdA sono marcati temporalmente e firmati dal responsabile della conservazione, che attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione, come richiesto dalle regole tecniche.

Il pacchetto di archiviazione generato dal sistema garantisce l’interoperabilità nel tempo anche in caso di migrazioni, grazie alla conformità con lo standard UNI SInCRO 11386:2010 (importantissimo nei casi di wayout o consegna dei documenti).

 

Tutto il processo di conservazione eseguito è conforme al quadro normativo di riferimento, in particolare al DPCM 3 dicembre 2013 (pubblicato in G.U. il 12/03/2014 ed entrato in vigore il 11/04/2014)recante regole tecniche di attuazione del CAD in materia di sistema di conservazione, al D.M. 17 giugno 2014 e al Decreto in materia di trattamento dei dati personali.

Le firme digitali e le marche temporali utilizzate nel processo di conservazione rispettano le regole tecniche vigenti in materia di firme e validazioni temporali (DPCM 22 febbraio 2013) e la Deliberazione CNIPA 21 maggio 2009 n. 45 s.m.i., recante “Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico”.

 

8.   Pubblicazione web ed esibizione

 

A completamento del processo di conservazione i documenti e i pacchetti di archiviazione creati sono pubblicati via web (Https) per l’accesso, la ricerca, la consultazione e l’esibizione legislativa da parte degli utenti.

Sono possibili diverse funzionalità al’interno del sistema (apertura documenti firmati e non firmati, download documenti firmati, marcati o non firmati o non marcati, esportazione pacchetti di distribuzione).

 

Gli utenti sono le persone, gli enti o i sistemi, che opportunamente autorizzati dal Cliente, interagiscono con i servizi del sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse, e poter ricercare, consultare ed esibire i documenti.

 

Gli utenti di consultazione potranno interagire nel menù web al fine di consultare i documenti e i Pacchetti di Distribuzione (PdD).

Il sistema prevede che il PdD ai fini dell’esibizione venga firmato digitalmente dal Responsabile della Conservazione.

 

L’Utente, dopo aver selezionato la classe documentale da consultare (tra le classi documentali per le quali possiede i diritti di accesso) potrà effettuare ricerche mirate in funzione dei metadati definiti per ciascuna classe documentale e richiedere il download dei PdD contenente i documenti ricercati e il file Indice del Pacchetto di Distribuzione (IPdD).

 

9.   Specifiche tecniche

 

L’intera applicazione è di tipo Web Based sviluppata su webserver Apache. Il linguaggio di programmazione è PHP. Il DBMS è MySql. Il S.O. può essere indifferentemente Windows o Linux.

 

Per l’apposizione delle firme digitali e le marche temporali può essere utilizzato supporto fisico client (smart-card/token usb) per mezzo di una Java Web Start eseguibile da Browser o tramite firma digitale remota tramite HSM. Il sistema è già integrata con il servizio HSM di Namirial Spa

 

Tutte le integrazioni tra il software di conservazione e il produttore dei documenti da sottoporre a processo di conservazione avviene tramite invocazione di chiamate webservices (SOAP 1.2)