Protocollo e flussi documentali

Il sistema è un’applicazione web based, che attraverso un’interfaccia semplice ed intuitiva, consente di effettuare tutte le operazione di protocollazione e gestione dei flussi documentali:

• Protocollo Informatico:
• Gestione Documentale:
• Gestione Workflow:

Tecnologie utilizzate

@PA è realizzato interamente con tecnologie web ed integra, secondo un’architettura modulare, un motore di workflow , un gestore documentale ed un database relazionale.

Presenta un’architettura modulare a componenti in cui ciascun modulo realizza un insieme coerente di funzionalità:

• I moduli sono collegati tra loro attraverso interfacce standard(HTTP, procolli SMTP-IMAP, SQL, SOAP)
• il cuore del sistema è costruito su Web Server Apache leader nel mondo del software libero con un architettura di tipo SOA.
• I dati gestiti da @PA sono memorizzati su database relazionale. Il DBMS di riferimento è Oracle Mysql, ma puo’ essere configurato per funzionare con la maggior marte dei database commerciali (Oracle, SQL server, etc.)

Protocollo e gestione documentale – Funzionalità

Le caratteristiche e le funzionalità offerte dal sistema sono le seguenti:

 

•  Rubrica mittenti e destinatari.
•  Gestione Organigramma.
•  Interoperabilità con altri sistemi di protocollo.
• Gestione del titolario di archivio e Classificazione secondo un titolario – Gestione dei fascicoli
• Gestione dei flussi di lavoro (Gestione e assegnazione pratiche).
• Registrazione dei protocolli in ingresso, in uscita ed interni e produzione stampa registro quotidiano e registro d’emergenza
• Editor integrato per la creazione, protocollazione, firma e trasmissione tramite posta elettronica certificata di un documento in uscita a partire da un protocollo in ingresso
• Acquisizione massiva protocolli
• Annullamento di un protocollo.
• Segnatura di protocollo.
• Gestione degli allegati e della PEC
• Gestione  dei Livelli di riservatezza
• Ricerche multicriterio.
• Rilascio ricevuta di protocollazione.
• Integrazione con firma digitale e servizi di marcatura temporale.
• Gestione di più AOO all’interno della stessa amministrazione
• Funzioni di reportistica varia.

Workflow per la gestione degli atti amministrativi – delibere e determine,

 

Nella piattaforma @PA è presente un modulo completamente integrato per la organizzazione, l’archiviazione e l’elaborazione di tutti i fati relativi alle delibere ed alle determinazioni di un Ente Pubblico.

In Particolare il sistema permette:

Gestione delle proposte di delibere e di determinazione dei dirigenti

@PA gestisce la fase propositiva mettendo a disposizione del soggetto proponente, preventivamente identificato quale utente abilitato per la funzione, la seguente maschera di immissione dati relativi alla proposta stessa. La numerazione viene automaticamente generata dal sistema al termine dell’immissione e della convalida dei dati.

Il Responsabile del procedimento genera quindi la proposta e carica a sistema gli eventuali allegati, inoltrando le informazioni al soggetto  gerarchicamente competente.

Appare immediatamente il nominativo della Unità Operativa proponente, richiamata dall’inserimento delle credenziali dell’utente che apparirà per default essere sia l’estensore che il responsabile del procedimento. Possono comunque essere definiti soggetti diversi (delegati) selezionando un nominativo DB utenti collegato all’Organigramma esistente.

Nelle figura seguente, oltre alla possibilità di visualizzare un elenco delle proposte create e del relativo stato di avanzamento del flusso autorizzativo delle proposte stesse , l’utente potrà creare una nuova proposta inserendo l’oggetto, l’attestazione contabile ovvero, se la proposta necessità di inserimento di dati contabili da parte del Controllo di Gestione o da parte della Gestione delle Contabilità attiverà il flusso relativo.

Nella stessa maschera l’utente inserirà eventuali note di servizio (che non compariranno nella delibera, ma rimarranno comunque disponibili nella cronologia del flusso.

Inserirà il file documento contenente la proposta e gli eventuali allegati, nominandoli con un titolo. L’insieme dei titoli verrà riportato all’interno della delibera generata.

Il dirigente dell’ufficio proponente avrà nella sua dashboard (vedi in figura seguente).

Selezionando e visualizzando la proposta generata  potrà apporre la propria firma per approvazione, e continuare il flusso autorizzativo, oppure potrà rifiutarla rinviandola al responsabile del procedimento. Qualunque attore nel processo avrà in ogni momento la facoltà di:

• eseguire l’azione a suo carico (firma, compilazione schede, modifica di informazioni)
• rinviare la proposta con osservazioni e note

 Inserimento dei dati contabili e di ulteriori campi dedicati all’espletamento della gara nel caso in cui una proposta sia relativa ad un impegno di spesa

 

Dopo la firma del dirigente dell’ufficio proponente e nel caso in cui la proposta di delibera comporti impegni di spesa il flusso autorizzativo verrò inoltrato automaticamente al Controllo di Gestione che potrà gestire i campi indicati nella immagine seguente e cioè:

• Gestione di spesa,
• Budget Iniziale (rilevabile eventualmente in automatico da ERP),
• Il numero di registrazione,
• L’importo dell’impegno,
• Il budget residuo.

L’attività si chiude con la firma digitale del Dirigente dell’Ufficio,

ed alla Gestione delle Contabilità, dove l’operatore  dovrà indicherà (come raffigurato nell’immagine seguente):

• Eventuali scostamenti di budget
• Indicarne l’importo

L’attività si chiude con la firma digitale del Dirigente dell’Ufficio.

Predisposizione delle bozze di Delibera e delle Determinazioni

@PA permette di condividere tra i vari utenti la creazione del documento di proposta e per ogni modifica e/o integrazione al documento viene generata una nuova versione dello stesso.  Di tutte le versioni del documento e delle note apposte rimane traccia nella cronologia.

Trasmissione dei testi ai diversi uffici dell’Ente interessati dall’iter istruttorio

Ogni attore coinvolto all’interno del flusso può rinviare la proposta all’ufficio trasmittente allegando osservazioni e note (come evidenziato nell’immagine che segue).

Il soggetto a cui è stato re inoltrato l’atto potrà:

• applicare le osservazioni richieste (Es. modifica oggetto, modifica importo, ecc.),
• annullare la proposta, motivando per “ritiro” o “non adozione”.

Nel caso in cui il proponente applichi le variazioni richieste, potrà scegliere il livello dal quale dovrà ripartire il flusso di approvazione.

La procedura riproporrà tutti gli step completati fino al momento del rifiuto.

 Registrazione e conservazione delle informazioni

Gli organi deliberanti possono esprimere parere favorevole o non favorevole. In caso di parere Non Favorevole dovrà essere inserita una motivazione che verrà altresì allegata all’interno del testo di delibera generata. La registrazione di chiude con la richiesta di apposizione della firma digitale del dirigente.

 Stampa delle copie per adempimenti normativi

@PA permette la stampa di tutti i documenti elaborati, in particolare:

• il C.D.P. del giorno di pubblicazione
• il registro delle pubblicazioni per anno
• l’elenco dell’ordine del giorno per ciascun ufficio
• la stampa del risultato di ogni ricerca effettuata dall’utente
• l’atto e tutti gli allegati allo stesso.

 Gestione del flusso di lavoro, iter e contenuto degli atti

@PA mette a disposizione dell’utente loggato una scrivania virtuale con le attività in carico ed un elenco delle proprie proposte con il relativo stato lo stato di avanzamento del flusso.

All’apertura di ogni proposta sarà sempre visibile all’utente lo stato dell’attività in carico e le azioni da compiere per il prosieguo delle lavorazioni.

 

 Gestione di modelli base di delibere, determinazioni e proposte, lettere di convocazione, inviti, elenchi di trasmissione e i registri

 

@PA produce automaticamente la rappresentazione grafica di un atto  aggregando le informazioni  ed allegando in automatico tutta la documentazione (in formato PDF) inserita all’interno del sistema nelle varie fasi operative del processo decisionale.

La preview del documento mostra il frontespizio dell’atto e, a lato, l’indice di tutti i documenti allegati generati e/o inseriti nella procedura consultabili a video e comunque stampabili.

Numerazione di atti

Una volta terminato il processo decisionale @PA può generare gli atti e apporvi la numerazione progressiva sia per singolo atto che per una serie preselezionata di atti.

E’ quindi possibile effettuare una pubblicazione massiva, selezionando:

• Tipo di atto da pubblicare,
• Numero delle proposte da pubblicare,
• Data di Pubblicazione,
• Data della seduta

Pubblicazione in Internet

Viene fornita l’integrazione al sito Internet o Intranet Aziendale per la pubblicazione della documentazione.

 Gestione dell’organigramma gerarchico-­funzionale

L’Organigramma Aziendale è condiviso con tutti i moduli del sistema @PA fornito.

Gestione dello storico dei documenti

Tutte le versioni delle proposte e dei relativi allegati, nonché le note, le osservazioni, i pareri ed i cambi di stato all’interno dei flussi sono tracciati e storicizzati per future interrogazioni.

 Pubblicazione su albo pretorio

Viene fornita l’integrazione con il sistema di pubblicazione esistente.

Collegio sindacale

A latere dell’Organigramma Aziendale po’ essere creato una unità dedicata al collegio sindacale / Revisori dei Conti i quali possono accedere all procedura con proprie credenziali ed effettuare dei rilievi che resteranno comunque archiviati e tracciati nella cronologia del sistema.

 

Sistema di Archiviazione Sostitutiva

Specifiche tecniche

L’intera applicazione è di tipo Web Based sviluppata su webserver Apache. Il linguaggio di programmazione è PHP. Il DBMS è MySql. Il S.O. può essere indifferentemente Windows o Linux.

Per l’apposizione delle firme digitali e le marche temporali può essere utilizzato supporto fisico client (smart-card/token usb) per mezzo di una Java Web Start eseguibile da Browser o tramite firma digitale remota tramite HSM. Il sistema è già integrata con il servizio HSM di Namirial Spa

Tutte le integrazioni tra il software di conservazione e il produttore dei documenti da sottoporre a processo di conservazione avviene tramite invocazione di chiamate webservices (SOAP 1.2)

Processo di dematerializzazione

Il processo di dematerializzazione dei documenti informatici è costituito dalle fasi di formazione, tenuta e conservazione. Nella fase di analisi di un progetto di dematerializzazione è fondamentale, quindi, la distinzione tra le tre fasi.

Modalità di versamento

Il processo di conservazione prevede la trasmissione dei Pacchetti di Versamento (PdV), contenenti i documenti e i metadati, dai sistemi documentali del produttore o suo intermediario al Sistema di conservazione.

I Pacchetti di Versamento sono trasmessi al Sistema di conservazione tramite dialogo applicativo web service (protocollo SOAP 1.2).

La struttura dei Pacchetti di Versamento trasmessi dal Produttore dei documenti al Sistema di Conservazione è conforme a quanto disposto dalle Regole tecniche sul sistema di conservazione ovvero dallo Standard ISO 14721:2012 OAIS. Il Pacchetto di Versamento (PdV) del Sistema di conservazione è costituito da un contenitore (archivio) nel formato compresso (zip).

Ogni PdV può contenere quindi i documenti oggetto della conservazione e un Indice del Pacchetto di Versamento riferiti ad una classe documentale e ad un soggetto Produttore dei documenti.

Presa in carico e verifica di coerenza

Al termine delle sessioni di versamento effettuate, il Sistema di conservazione risponde comunicando al Produttore dei documenti l’esito della fase di presa in carico dei Pacchetti di Versamento trasmessi al Sistema di conservazione.

In caso di esito di presa in carico positivo il Sistema comunica l’Identificativo del Pacchetto di Versamento (IdPdV univoco). In caso di esito di presa in carico negativo, il Sistema comunica gli errori riscontrati al termine dei controlli effettuati durante la presa in carico dei Pacchetti di Versamento trasmessi dal Produttore dei documenti. I controlli di coerenza effettuati dal Sistema di conservazione sui Pacchetti di Versamento sono specificati nella Scheda Servizio Cliente – Specificità del contratto, ovvero nel documento che è parte integrale e sostanziale del contratto e del Manuale di Conservazione.

In caso di presa in carico con esito positivo, il sistema di conservazione esegue eventuali ulteriori controlli di continuità (se previsti nella Scheda Servizio Cliente) e, con una schedulazione periodica il cui timing è configurabile per ciascun produttore dei documenti, genera un rapporto, il Rapporto di Versamento (RdV), quale esito di tutte le verifiche effettuate sul PdV a partire dalla sua ricezione.

Rapporto di versamento

Il Rapporto di Versamento (RdV) previsto dalle Regole tecniche in materia di sistema di conservazione (DPCM 3 dicembre 2013) ed in materia di documento informatiico (DPCM 13 novembre 2014) è generato dal Sistema di conservazione esclusivamente in caso di esito positivo della presa in carico e ha lo scopo di formalizzare l’acquisizione degli oggetti da conservare inviati dal Produttore tramite un Pacchetto di Versamento. Tale rapporto può riferirsi ad uno o più PdV:

• ogni RdV si riferisce ad una sola tipologia documentale;
• per ogni Produttore è possibile definire il numero massimo di PdV ai quali un Rapporto di Versamento può riferirsi, per evitare la generazione di RdV relativo ad un numero troppo alto di documenti.

 

Il RdV, la cui naming è univoca all’interno del Sistema di conservazione, è costituito da un file XML dove all’interno vengono riportate le seguenti informazioni:

• Versione del Sistema di Conservazione;
• Produttore dei documenti riferimento della Conservazione;
• Riferimenti dell’utente che ha trasmesso il PdV;
• Data di Generazione del RdV;
• Riferimenti del Responsabile della Conservazione associato al Produttore dei documenti;
• Numero di PdV inclusi nel RdV;
• Numero totale dei files contenuti nei PdV inclusi all’interno del RdV;
• La funzione di Hash con cui è stato generato l’hash dell’IPdV;
• Hash del/i IPdV a cui si riferiscono i RdV;
• L’indirizzo IP della macchina dove è stato generato il PdV;
• La lista dei messaggi del Responsabile della conservazione contenuti nel Pacchetto di versamento collegati al 
file;
• L’esito dei check una volta ricevuto il PdV da parte del Sistema di conservazione.

Fase conclusiva della conservazione

I documenti così presi in carico sono indicizzati, memorizzati, archiviati. Il processo di conservazione adottato garantisce ai documenti integrità, leggibilità, affidabilità e reperibilità per tutto il periodo di conservazione ed assicurare sia il principio di omogeneità per ciascuna classe documentale che l’ordine cronologico, senza soluzione di continuità per ciascun periodo di imposta.

L’omogeneità documentale può essere non rispettata soltanto nei casi in cui vengono adottati contabilmente più registri sezionali distinti.

Il processo di conservazione termina con la creazione dei pacchetti di archiviazione (PdA), ovvero con la creazione di aggregazioni logiche costituite da un’evidenza informatica detta Indice del pacchetto di Archiviazione (IPdA) costituito da un file in xml generato secondo lo standard UNI SInCRO 11386:2010 dove sono riportati gli estremi del produttore, del responsabile della conservazione, dei delegati, della data di chiusura della conservazione, gli estremi dei documenti e l’impronta dei file che li compongono in conformità all’allegato 4 delle regole tecniche.

Tali pacchetti PdA sono marcati temporalmente e firmati dal responsabile della conservazione, che attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione, come richiesto dalle regole tecniche.

Il pacchetto di archiviazione generato dal sistema garantisce l’interoperabilità nel tempo anche in caso di migrazioni, grazie alla conformità con lo standard UNI SInCRO 11386:2010 (importantissimo nei casi di wayout o consegna dei documenti).

Tutto il processo di conservazione eseguito è conforme al quadro normativo di riferimento, in particolare al DPCM 3 dicembre 2013 (pubblicato in G.U. il 12/03/2014 ed entrato in vigore il 11/04/2014) recante regole tecniche di attuazione del CAD in materia di sistema di conservazione, al D.M. 17 giugno 2014 e al Decreto in materia di trat